Datenbank mit integrierter Online-Anmeldung für Unternehmen, Verbände und Vereine

Seminaranbieter müssen ihre Veranstaltungen sowie Interessenten und Teilnehmer möglichst schnell und effizient verwalten. Statt aufwändiger manueller Verwaltung und individueller Abwicklung ist ein automatisches System erforderlich, das den Seminarteilnehmer von der Anmeldung über die Bezahlung bis zum Druck eines Zertifikates betreut.

Diesen Anforderungen haben wir durch die Entwicklung einer leistungsfähigen Softwareanwendung Rechnung getragen. Die Anwendung besteht aus einer komfortablen Oberfläche zur Verwaltung aller Seminare und Teilnehmer sowie einer angekoppelten Webseite, die eine verbindliche Anmeldung ermöglicht.

Eine Vielzahl leistungsfähiger Komponenten sorgt für eine äußerst komfortable Abwicklung eines Seminars. Dabei wird der gesamte Workflow überwacht und optimal unterstützt.

Die Highlights im Ãœberblick

• Seminarprogramm Online und in gedruckter Form

• Seminaranmeldung über Webseite oder direkt in der Datenbank

• Automatischer Druck aller Unterlagen

• Ãœberwachung der Zahlungsvorgänge

• Komfortables Content Management System zur  einfachen Pflege der redaktionellen Inhalte

Durchführung einer Veranstaltung

Vorbereitung

Einige grundlegende Arbeiten sind einmalig vorab durchzuführen:

• Eingabe der Grunddaten des Veranstalters (Ansprechpartner, Adresse, Bankverbindung)
• Erfassung der Dozenten und Seminarorte
• Erfassung der Seminare inkl. Detailinformationen

Die so erfassten Daten können sofort mehrfach genutzt werden und stehen für folgende Automatismen zur Verfügung:

• Veröffentlichung auf der Webseite (Dozentenprofile, Seminarorte / Anreisehinweis, Veranstaltungskalender (thematisch und chronologisch sortiert)
• Veröffentlichung als Druck-Version (Seminarheft, Anreisehinweise)

Teilnehmergewinnung / Anmeldung

Zu allen bereits eingegebenen oder neu erfassten Seminaren können sich die Teilnehmer innerhalb der angegebenen Anmeldefrist jederzeit auf einer entsprechenden Webseite online anmelden. Falls eine Anmeldung schriftlich oder mündlich erfolgt, kann der Teilnehmer auch vom Veranstalter manuell erfasst werden.

Nach erfolgreicher Anmeldung erhält jeder Teilnehmer automatisch eine Anmeldebestätigung mit einer entsprechenden Zahlungsaufforderung. Eingegangene Zahlungen werden von einem autorisierten Mitarbeiter direkt in der Datenbank vermerkt. Optional kann auch ein automatischer Abgleich mit der Hausbank erfolgen.

Falls ein Teilnehmer innerhalb einer vorgegebenen Frist nicht bezahlt hat, erhält er zunächst eine Zahlungserinnerung und kann dann auf Wunsch auch automatisch aus der Teilnehmerliste gestrichen werden.

Nach erfolgter Anmeldung können sich die Teilnehmer in den internen Bereich der Webseite einloggen und dort weitere Informationen (z. B. über mitzubringende Unterlagen und Arbeitsmaterialien) abrufen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, eine Essensbestellung vorzunehmen.

Bei Erreichen der maximalen Teilnehmerzahl werden weitere Anmeldungen auf eine Warteliste gesetzt; sie können bei entsprechend frei werdenden Plätzen nachrücken.

Kurz vor Veranstaltungsbeginn werden automatisch Mails mit letzten Informationen (kurzfristige Änderungen, Anreisehinweis, ...) verschickt.

Vorbereitung

Zur Vorbereitung des Seminars druckt der Seminarleiter alle erforderlichen Unterlagen aus, z. B. Teilnehmerliste, Zahlungsinformationen, hinterlegte Stunden- und Seminarpläne, Arbeitsblätter, Namensschilder (Anstecker, Tischaufsteller, Etiketten für Arbeitsmaterialien, ...), Prüfungslisten usw..

Durchführung

Zu Beginn des Seminars werden für die Teilnehmer Quittungen über die bezahlte Gebühr sowie eine explizite Anmeldung mit entsprechenden Teilnahmebedingungen gedruckt.

Über die Bestelliste werden die Kosten für die gebuchte Verpflegung eingesammelt und die Liste wird an den zuständigen Caterer / Lieferdienst weitergeleitet.

Mit Hilfe des integrierten Fragebogengenerators können passende Fragebögen generiert und gedruckt werden. Dabei stehen vier Fragetypen zur Auswahl:

• Multiple-Choice: eine richtige Antwort
• Multiple-Choice: mehrere richtige Antworten
• Offene Frage mit exakter Antwort (Zahl, Stichwort)
• Offene Frage mit frei zu formulierender Antwort

Abschluss

Nach Eintrag der Prüfungsergebnisse und Vermerk über die Vollständigkeit der Unterlagen (Prüfung der Voraussetzung, Bezahlung der Gebühr, ...) können automatisch Teilnahmebescheinigungen, Ausweise und Urkunden gedruckt werden.

Nachbereitung

Durch die bisher erfolgte Erfassung der Daten stehen sofort alle Daten für eine Auswertung und Archivierung zur Verfügung. Die Adress- und Kommunikationsdaten können direkt zur Teilnehmergewinnung bei zukünftigen Veranstaltungen genutzt werden.

Anpassung der Webseiten

Die für die Präsentation des Seminarangebots und für die Online-Anmeldung erforderlichen Webseiten sind komplett vorkonfiguriert und ohne Änderungen einsetzbar. Die redaktionellen Inhalte und Fotos können über ein integriertes Content Management System (TYPO3) schnell und ohne Programmierkenntnisse aktualisiert und bei Bedarf um weitere Informationen ergänzt werden.

Webserver

Die gesamte Internetpräsenz wird auf einem unserer Server gehostet. Diese stehen in einem Hochsicherheitsrechenzentrum in Nürnberg und sind mit mehrfach redundanten Gbit-Leitungen an das zentrale Internetbackbonenetz in Deutschland angeschlossen. In der Jahresgebühr sind sämtliche Nebenkosten inkl. täglicher Backups aller Daten enthalten.

Konditionen und Preise

Kauf

Der Grundpreis für das komplette System (Webpräsenz und Datenbank) beträgt 3200,- €. Dazu kommt eine Jahresgebühr von 200,- € für die Bereitstellung einer Domain, das Webhosting sowie die technische Pflege der Seite und des Servers.

Miete

Alternativ kann das Paket auch gemietet werden. Die Monatsmiete beträgt 80,- € zzgl. 20,- € anteiliger Jahresgebühr. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt vier Jahre, die Kündigungsfrist einen Monat.

Alle Preise zzgl. der gesetzlichen MwSt.

e-learning System

Als Erweiterung des Seminarmanagers steht demnächst ein frei konfigurierbares e-learning Modul zur Verfügung. Damit können den Teilnehmern vorbereitete Lerninhalte, Wiederholungen und Tests zur Verfügung gestellt werden. Durch die direkte Kopplung ist keine weitere Datenpflege erforderlich; die Kurse und Teilnehmer werden nach Freigabe durch den Veranstalter automatisch in das Online e-lerning System übertragen.

Bei konkretem Interesse sprechen Sie uns bitte auf das Thema an. Sicher ist es möglich, Ihre konkreten Vorgaben bei der Entwicklung zu berücksichtigen. Gerne stellen wir ihnen auch einen Zugang zu unserem laufenden Testsystem zur Verfügung.